1.  Algemeen

1. Om conform de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) te waarborgen dat personen van buiten ons kantoor en bij ons werkzame of aan ons kantoor verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende schendingen ten aanzien van het kwaliteitsbeleid dan wel het stelsel van kwaliteitsbeheersing binnen of (mede) buiten ons kantoor aan de orde kunnen stellen beschikt NBC Audit Services B.V. over een klachtenregeling. Deze klachtenregeling leidt ertoe dat klachten zorgvuldig, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en vastgelegd. Tevens leidt deze klachtenregeling ertoe dat de vermeende schendingen waarover wordt geklaagd, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen wanneer een klacht gegrond blijkt te zijn. Dit met als doel herhaling te voorkomen.
2. De klachtenregeling wordt gepubliceerd op zowel onze website als in ons kwaliteitssysteem. 
3. De vennoten van NBC Audit Services B.V. garanderen medewerkers die meldingen aan de kwaliteitsmanager doorgeven op grond van deze klachtenregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen het kantoor, dan wel zijn/haar carrière.

2.  Reikwijdte
Deze klachtenregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. Handelingen die leiden tot strafbare feiten door NBC Audit Services B.V. of haar medewerkers;
2. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van wet- en regelgeving door NBC Audit Services B.V. of haar medewerkers;
3. Alle werkelijke of vermoede schendingen van het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van NBC Audit Services B.V. door medewerkers;
4. (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; 
6. Alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de kwaliteitsmanager in aanmerking komen.

3.  Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klachtenregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de kwaliteitsmanager van NBC Audit Services B.V.;
2. De melding onder deze regeling zowel door interne als externe personen vindt uitsluitend digitaal plaats via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
3. De kwaliteitsmanager bevestigt de melding binnen vijf werkdagen aan de melder. De kwaliteitsmanager informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk drie weken na de ontvangst van de melding.
4. De kwaliteitsmanager informeert de melder uiterlijk na drie weken over de afhandeling van de melding en indien van toepassing, de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de kwaliteitsmanager de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
5. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van wet- en regelgeving dan wel het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van NBC Audit Services B.V., worden in alle gevallen door de kwaliteitsmanager afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

4.  Vertrouwelijkheid

1. De melding, de correspondentie hierover, de behandeling en vastlegging vinden plaats op basis van vertrouwelijkheid met betrekking tot de NAW-gegevens van de melder,  tenzij de melder de kwaliteitsmanager ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

1.  Algemeen

1. Om conform de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) te waarborgen dat personen van buiten ons kantoor en bij ons werkzame of aan ons kantoor verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende schendingen ten aanzien van het kwaliteitsbeleid dan wel het stelsel van kwaliteitsbeheersing binnen of (mede) buiten ons kantoor aan de orde kunnen stellen beschikt NBC Audit Services B.V. over een klachtenregeling. Deze klachtenregeling leidt ertoe dat klachten zorgvuldig, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en vastgelegd. Tevens leidt deze klachtenregeling ertoe dat de vermeende schendingen waarover wordt geklaagd, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen wanneer een klacht gegrond blijkt te zijn. Dit met als doel herhaling te voorkomen.
2. De klachtenregeling wordt gepubliceerd op zowel onze website als in ons kwaliteitssysteem. 
3. De vennoten van NBC Audit Services B.V. garanderen medewerkers die meldingen aan de kwaliteitsmanager doorgeven op grond van deze klachtenregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen het kantoor, dan wel zijn/haar carrière.

2.  Reikwijdte
Deze klachtenregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. Handelingen die leiden tot strafbare feiten door NBC Audit Services B.V. of haar medewerkers;
2. Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van wet- en regelgeving door NBC Audit Services B.V. of haar medewerkers;
3. Alle werkelijke of vermoede schendingen van het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van NBC Audit Services B.V. door medewerkers;
4. (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; 
6. Alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de kwaliteitsmanager in aanmerking komen.

3.  Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klachtenregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de kwaliteitsmanager van NBC Audit Services B.V.;
2. De melding onder deze regeling zowel door interne als externe personen vindt uitsluitend digitaal plaats via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
3. De kwaliteitsmanager bevestigt de melding binnen vijf werkdagen aan de melder. De kwaliteitsmanager informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk drie weken na de ontvangst van de melding.
4. De kwaliteitsmanager informeert de melder uiterlijk na drie weken over de afhandeling van de melding en indien van toepassing, de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de kwaliteitsmanager de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
5. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van wet- en regelgeving dan wel het kwaliteitsbeleid en/of het stelsel van kwaliteitsbeheersing van NBC Audit Services B.V., worden in alle gevallen door de kwaliteitsmanager afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

4.  Vertrouwelijkheid

1. De melding, de correspondentie hierover, de behandeling en vastlegging vinden plaats op basis van vertrouwelijkheid met betrekking tot de NAW-gegevens van de melder,  tenzij de melder de kwaliteitsmanager ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

Op grond van het beleid van onze organisatie is een gedragscode opgesteld die geldt voor alle bestuurders en medewerkers van onze organisatie en de hieraan verbonden kantoren binnen ons netwerk. 
Deze gedragscode is gebaseerd op in Nederland geldende wet- en regelgeving, waarin eisen worden gesteld aan professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, en vertrouwelijkheid van al onze bestuurders en medewerkers. 
Hoewel wij ons ervan bewust zijn dat regels alleen niet altijd ons gedrag kunnen bepalen – bij veel van de in de dagelijkse praktijk voorkomende situaties en bij complexe vraagstukken is niet altijd direct duidelijk wat de ‘juiste’ handelwijze is – ligt in deze gedragscode een primaire basis voor de gedragingen bij de uitvoering van onze werkzaamheden. Het past in ons beleid om onze organisatie uit oogpunt van transparantie en communicatie met deze kernwaarden naar buiten toe te profileren.

Door gebruik te maken van onze website gaat u akkoord met het gebruik van uw gegevens zoals omschreven in deze Privacyverklaring.
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens.

Wij gebruiken alleen gegevens die uitdrukkelijk en vrijwillig zijn gegeven door personen die onze website bezoeken. Indien u via onze website informatie aanvraagt, vragen wij naar uw naam, adres en enkele aanvullende gegevens. Hierdoor is mogelijk dat u telefonisch of via email wordt benaderd om na te gaan of u de juiste informatie heeft ontvangen. Indien u zoekt naar vacatures, solliciteert op gepubliceerde vacatures of een open sollicitatie verzendt, verstrekt u op eigen initiatief persoonlijke gegevens. Deze worden in een beveiligde omgeving opgeslagen en zijn slechts toegankelijk voor een beperkte groep professionals binnen onze organisatie. Verkregen gegevens worden in geen geval aan derden verhuurd of verkocht.

Er wordt gebruik gemaakt van cookies om u de door u gezochte informatie veilig te kunnen aanbieden en deze website technisch goed te laten functioneren. Cookies worden niet gebruikt voor het doen van ongevraagde aanbiedingen.

Wij zijn geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over het succes van onze site, hiertoe registreren wij uw IP-adres en domeinnaam. En om de faciliteiten en functies aan te passen aan de apparatuur van de gebruiker, houden we ook bij met welk type browser u onze site benadert. Deze informatie is eigendom van NBC Audit Services B.V. De informatie die wordt verzameld, wordt gebruikt ten behoeve van de verbetering van onze dienstverlening en marketingactiviteiten. Ook deze informatie wordt in geen geval aan derden verhuurd of verkocht.

NBC Audit Services B.V. hecht veel waarde aan uw oordeel en eventuele suggesties ten aanzien van onze site. Indien u vragen, opmerkingen of suggesties heeft dan kunt u contact met ons opnemen via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

1. Algemeen
In deze privacyvoorwaarden wordt verstaan onder:

1. Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze privacyvoorwaarden onlosmakelijk deel uitmaken.
2. Verwerker: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid NBC Audit Services B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende aan de Julianaweg 190A te Volendam en alle aan NBC Audit Services B.V.,  gelieerde entiteiten, waaronder maar niet uitsluitend NBC/Van Roemburg & Partner B.V., eveneens Opdrachtnemer.
3. Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
4. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
5. Opdrachtnemer: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid NBC Audit Services B.V.statutair gevestigd en kantoorhoudende aan de Julianaweg 190A te Volendam, eveneens Verwerker.
6. Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
7. Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Opdrachtnemer, eveneens Verwerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
8. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.

2. Toepasselijkheid privacyvoorwaarden

1. Deze privacyvoorwaarden zijn van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Opdrachtnemer voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2. Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens zoals omschreven in Annex 1.
3. Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
4. Dit zijn privacyvoorwaarden in de zin van artikel 14 Wet Bescherming Persoonsgegevens, waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
5. Deze privacyvoorwaarden maken, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.

3. Reikwijdte privacyvoorwaarden

1. Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyvoorwaarden.
2. Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze privacyvoorwaarden, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
3. De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
4. De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
5. Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

4. Verplichting Verantwoordelijke

1. Verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Verwerker worden verstrekt.

5. Geheimhouding

1. Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
2. Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

6. Geen verdere verstrekking

1. Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan onder de genoemde regelgeving.

7. Beveiligingsmaatregelen

1. Verwerker zal – rekening houdend met de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van Gegevens, de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging – technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de Gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
2. Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

8. Toezicht op naleving

1. Verwerker stelt Verantwoordelijke in staat om eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, de naleving van Verwerker te controleren van de privacyvoorwaarden en met name van de beveiligingsmaatregelen die zijn genomen zoals genoemd in artikel 7.
2. Verwerker is verplicht in het kader van de controle genoemd in lid 1 een overzicht te verstrekken van de Gegevens die worden verwerkt.
3. Verwerker verstrekt op verzoek van Verantwoordelijke eenmaal per jaar een rapportage aan Verantwoordelijke waarin Verwerker informeert over de stand van de beveiligingsmaatregelen zoals omschreven in artikel 7.
4. Verantwoordelijke en Verwerker kunnen naar aanleiding van de onder artikel 8.3 benoemde rapportage samen nadere beveiligingsmaatregelen overeenkomen.

9. Datalek

1. Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
2. Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

10. SubVerwerkers

1. Indien Verwerker op grond van de Overeenkomst zijn verplichtingen mag uitbesteden aan derden, legt Verwerker aan de betreffende derde deze privacyvoorwaarden op, danwel sluit Verwerker met deze subVerwerker een (sub)Verwerkersovereenkomst betreffende de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de subVerwerker.

11. Aansprakelijkheid

1. Verwerker is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in artikel 39 Wet Bescherming Persoonsgegevens is bepaald, voor schade of nadeel voor zover dat ontstaat door zijn werkzaamheid. Verwerker is slechts aansprakelijk voor schade die aan hem kan worden toegerekend in het kader van zijn werkzaamheden volgens deze privacyvoorwaarden en/of niet-nakoming van verplichtingen door Verwerker onder deze privacyvoorwaarden.

12. Duur en beëindiging

1. Deze privacyvoorwaarden zijn geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke zijn deze privacyvoorwaarden op deze relatie van toepassing.
2. ndien Verwerker op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
3. Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig.
4. Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

13. Nietigheid

1. Indien één of meerdere bepalingen uit deze privacyvoorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze privacyvoorwaarden niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.

14. Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op deze privacyvoorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Alle geschillen in verband met de privacyvoorwaarden of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank.

ANNEX 1

GEGEVENS EN DOELEINDEN

De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging:

(1) Naam (initialen, achternaam)

(2) Telefoonnummer

(3) E-mailadres

(4) Geboortedatum

(5) Woonplaats

(6) Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)

(7) Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé

(8) NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

(1) De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;

(2) het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker dan wel subVerwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;

(3) het gegevens- en technische beheer, ook door een subVerwerker;
(4) de hosting, ook door een subVerwerker.